Grundsätzliches

Was ist bei aller Planung zu beachten?

 

• Berücksichtigen Sie unvorhergesehe Ereignisse immer mit ein
• Seien Sie flexibel genug
• Wann ist es wichtiger spontan zu reagieren?
• Oder seinen Plan zu befolgen?

Die ABC-Analyse

Welche Arbeiten müssen im Laufe eines bestimmten Zeitraumes erledigt werden?

 

• Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick
• Notieren Sie sich alle Aufgaben
• Bewerten Sie diese nach Wichtigkeit
• A für sehr wichtig
• B für wichtig
• C für weniger wichtig
• Ordnen Sie die Arbeiten in Rangfolge der Reihe nach

Planen Sie Ihre Arbeitszeit entsprechend der Prioritäten Ihrer Aufgaben

 

• Die Hälfte der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit für -A- („sehr wichtig")
• Ein Viertel der Arbeitszeit für -B- („wichtig")
• In der Restzeit die „weniger wichtigen" Aufgaben

„Das Eisenhower-Prinzip"

 

Unterscheidung zwischen „sehr wichtig" und „dringend"

 

• Beide Begriffe werden häufig verwechselt, was Zeitdruck zur Folge hat
• Was „dringend" ist, verdrängt oft „sehr wichtige" Aufgaben mit größerer Tragweite

Warum ist es besser, zuerst „sehr wichtig", danach „dringend" zu erledigen?

 

• Aufgabentyp „dringend"
• Beispiel: Der Kunde reklamiert telefomisch die Ware
• Man verspricht sich sofort darum zu kümmern
• Aufgabentyp „sehr wichtig"
• Beispiel: Die Bestellung müßte sofort erledigt werden
• Diese Bestellung wird zurückgestellt und man geht der dringenden Reklamation nach
• Fazit: Leider kann man zunächst nichts erreichen
• Beide Aufgaben bleiben unerledigt!

Die einfache Zeitplanung

Bei vielen Routinearbeiten hilft ein einfacher Zeitplan

 

• Strukturieren Sie vor Beginn größere Aufgaben und Projekte
• Untergliedern Sie erreichbare Teilziele
• Erreichen Sie jeden Tag ein Teilziel
• Für andere Arbeiten bleibt genügend Zeit
• Zusätzlich stellt sich das Gefühl ein, jeden Tag etwas geschafft zu haben

Arbeitswerteinheiten

Erstellen Sie eine Liste ALLER Arbeiten nach folgenden Kriterien

 

• Arbeitsgegenstand
• ABC-Analyse
• Arbeitstyp
• Routinearbeiten
• Größere Arbeit / Neues Projekt
• Teilziele
• Zeit
• Zeitdauer
• Tageszeit

Berücksichtigen Sie bei der Aufstellung Ihre Konzentrationsfähigkeit mit ein

 

Wenn Sie diese noch nicht kennen:

• Jeder Mensch hat seine ganz individuellen Konzentrationsphasen
• Auch die Dauer der Konzentrationsfähigkeit ist individuell verschieden
• Die Konzentration ist nicht von Anfang bis Ende einer Phase gleichbleibend

Durch ein Listing der Arbeitswerteinheiten eröffnen sich viele Vorteile

 

• Reflexion des eigenen Potentials in der Selbst-Organisation
• Wie können Sie eigene Handlungsabläufe effizienter gestalten?
• Wie können Sie bestimmte Arbeitsabläufe rationalisieren?
• Verbesserung der Rahmenbedingungenen einer Teilzeitstelle
• Eine arbeitsbedingte Mehrbelastung kann in die konstruktive Argumentation zur Erhöhung der wöchentlichen Arbeitszeit einfließen

Denken Sie daran: Es gibt immer etwas zu verbessern

Formblatt: Arbeitswerteinheiten